NepalWatch

News Portal For Eeverything In Nepal from Nepal

२०८० फागुन १० गते

संस्थागत स्मृति: के हो ? किन आवश्यक छ ?

नेतृत्व अथवा जिम्मेवारी परिवर्तन हुँदा अघिल्लो व्यक्तिले सम्पादन गरेका कामहरूलाई उसको उत्तरााधिकारीलाई ‘रिले’ गर्ने पद्धती नै संस्थागत स्मृति हो ।

राज्य, कार्यालय या कुनै पनि संगठनको सञ्चालनमा हरेक व्यक्तिको केही न केही जिम्मेवारी हुन्छ । त्यो जिम्मेवारीअनुसार नै संस्था या संगठनले आफ्नो उद्देश्य परिपूर्तिका लागि काम गरिरहेको हुन्छ ।

जिम्मेवारी अथवा नेतृत्व परिवर्तन भयो भने यसअघि भएका कामहरू के कसरी भएका थिए, त्यसमा कस्ता समस्या छन्, कुनलाई सुधार गर्ने र कुनलाई अघि बढाउदै लैजाने भन्ने कुरा थाहा पाउनका लागि अघिल्लो व्यक्तिबाट नयाँ आउने व्यक्तिले थाहा पाएको हुनुपर्छ ।

जसका लागि सामान्यतया आफूले गरेका कामहरू रिपोर्टिङ गर्नुपर्ने हुन्छ । कुनै पनि व्यक्तिलाई प्रतिनिधिको रूपमा कार्यक्रममा पठाउँदा उसले संस्थाको हैसियतले कुरा राखेको हुन्छ । उसले त्यहाँ के बोल्यो भन्ने कुराको हेक्का संस्थालाई हुनुपर्छ ।

अन्तर्राष्ट्रिय संस्थाहरूमा बिटिओआर(ब्याक टु अफिस रिपोर्ट) भनेर यसको अभ्यास गर्ने प्रचलन रहेछ । विगतमा गरेका कामलाई अझै सुधारान्मुख ढंगले अघि बढाउनका लागि यस्ता रिपोर्टिङहरूको महत्त्व धेरै हुन्छ । हाम्रा सरकारी निकायमा पनि यो प्रचलनलाई बढावा दिइनुपर्छ ।

सामान्यतया कर्मचारीको हकमा विदेश भ्रमण गएर फर्किएपछि आफू सम्बद्ध निकायमा भ्रमणको प्रतिवेदन पेश गर्ने चलन छ । तर प्रतिवेदनमात्रै बुझाउने भन्दा पनि त्यो कुरा कार्यान्वयन भयो कि भएन भन्ने विषयले महत्त्व राख्छ । यो कार्यान्वयनमा जाने प्रचलन पनि कमै छ ।
अर्कोतर्र्फ कुनै पनि संस्थाको प्रतिनिधिको रूपमा कोही कर्मचारी बैठकमा सहभागी भएर आयो भने उसले त्यहाँ के बोल्यो भन्नेबारे रिपोर्टिङ गर्ने वा राख्ने चलन भने छैन ।

पहिला–पहिला मैले आफैं पनि लिखित रूपमा कार्यालय प्रमुखलाई रिपोर्टिङ बुझाउथे । तर यसरी रिपोर्टिङ गर्ने अभ्यास संस्थागत भने छैन । यस्तो अभ्यासलाई संस्थागत बनाइनुपर्छ । कार्यक्रममा जानेहरूले अभिलेख राख्ने भनेर प्रत्येक कार्यालयले आफै नियम बसाल्नुपर्छ । यस्तो भयो भने बरु बाध्यकारी हुन्छ । अहिले अभिलेख राखे या नराखे पनि हुने भएपछि यो अभ्यास संस्थागत हुन नसकेको हो ।

अर्को त नीति निर्माणको लागि पनि यस्तो अभ्यास बसालिनु आवश्यक छ । संस्थागत स्मृतीको आडमा बनेका नीतिहरूको अपनत्व पनि हुन्छ । यसको पनि सहयोगमा बनेका नीतिहरूलाई सबै मन्त्रालयले अपनाउन सक्छन् । अहिलेजस्तो एउटा मन्त्रालयको नीतिलाई अर्कोले अपनत्व नदिने जस्तो समस्या हुँदैन ।

संस्थागत स्मृतिले नेतृत्व परिवर्तन भएको या नेतृत्वविहीन अवस्था भएमा पनि सहयोग पुर्याउँछ । त्यस्ता अवस्थामा पनि संस्थागत स्मृतिले कार्यालयको कामको प्रभावकारिता बढाउनमा मद्दत गर्छ । कुनै कार्यालयमा नयाँ नेतृत्व आएपछि सुरूवातबाटै काम गर्नुपर्ने हुँदा उसलाई सिक्न नै समय लाग्छ । संस्थागत स्मृतिको अभ्यास भएमा नेतृत्वमा आउने नयाँ व्यक्तिलाई संस्थाबारे बुझ्न सहज हुन्छ ।

तर हाम्रोमा छोटो समयमै हुने नेतृत्व तह र महत्त्वपूर्ण जिम्मेवारीमा रहेका कर्मचारी सरुवाले पनि यसको अभ्यास बस्न सकेको छैन ।

संस्थागत स्मृतिको हरिबिजोग : बिलाउँदै ऐतिहासिक दस्तावेज