काठमाडौं । राज्यको अभिलेखमा रहेको सूचनालाई आधिकारिक मानिन्छ । नेपाल सरकारका कर्मचारीहरूको विवरण अद्यावधिक गरेर राख्न अलग्गै अड्डा राष्ट्रिय किताबखाना (निजामती) नै खडा गरिएको छ । यसलाई कामयावी बनाउन सरकारले स्रोत, साधन, जनशक्ति र बजेट बर्सेनि उपलब्ध गराउँदै आएको छ । तर यसको प्रणाली यति अव्यवस्थित छ कि तथ्य एकातिर र अभिलेख अर्कातिर देखिन्छ ।

नेपालवाच डटकमले केही प्रशासकहरूको सेवा अवधिबारे निजामती किताबखानासँग विवरण माग गरेको थियो । त्यो विवरणमा पाँच वर्ष सचिव पदमा काम गरेर अवकाश सचिवको विवरण पनि समेटिएको छ । जसमा उनीहरू ६ दिनमात्रै सचिव भएको उल्लेख छ ।

नेपाल सरकारका पूर्वसचिव मोहनकृष्ण सापकोटाले सचिवका रूपमा प्रधानमन्त्री कार्यालय, सामान्य प्रशासन, गृह, संस्कृति, पर्यटन तथा नागरिक उड्डयन, भूमि सुधार मन्त्रालयमा रहेर काम गरे । ०४४ सालमा अधिकृतस्तरबाट निजामती सेवा प्रवेश गरेका सापकोटाले त्यसयताको समय श्रम र स्थानीय विकास मन्त्रालयअन्तर्गतका निकायहरूमा रहेर व्यतीत गरेका थिए । उनी ०७२ असोज २२ देखि ०७७ वैशाख १९ गरी पाँच वर्ष सचिव भए ।

तर किताबखानाको हिसाब भने फरक छ । उसले लिपिबद्ध गरेको विवरण पत्याउने हो भने मोहनकृष्ण सापकोटा ६ दिन मात्रै नेपाल सरकारको सचिव भएको मान्नुपर्ने हुन्छ । किताबखानाले उपलब्ध गराएको विवरणअनुसार, सापकोटा २०७२ असोज २२ देखि २८ गतेसम्म मात्रै ६ दिन सचिव भएका हुन् ।

कुनै समय सामान्य प्रशासन मन्त्रालयको प्रशासनिक नेतृत्व सापकोटा आफैंले गरे । किताबखाना मन्त्रालयअन्तर्गतकै निकाय हो । तर उक्त निकायले कुनै बेलाका आफ्नै सचिवको विवरणसमेत चुस्त राख्न सकेको छैन ।

सापकोटाले पाँच वर्ष पूरा कार्यकाल बिताएर सचिव पदबाट सेवानिवृत्त भएकोबारे दुई मत छैन । तर किताबखानाको बेहोसीले भविष्यमा नेपालका प्रशासकहरूको सेवाअवधिबारे अध्ययन/अनुसन्धान भयो भने तथ्यांकमा उनको कार्यकाल ६ दिनमात्रै रहेको देखिनेछ ।

त्यसबाहेकको अवधिमा सचिवको हैसियतमा उनले हस्ताक्षर गरेका दस्तावेजहरू अवैध ठहरिन्छन् । एउटा प्रश्न उठ्छ : पूर्वसचिव सापकोटाको समयावधि ६ दिन हो कि पाँच वर्ष ? भोलि अदालतमा कुनै मुद्दा चल्यो भने किताबखानाको अभिलेखलाई आधिकारिक मान्ने कि नमान्ने ?

सापकोटाजस्तै पूर्वसचिव महेश दाहालको अभिलेख पनि त्रुटिपूर्ण छ । दाहाल सचिव पदमा नियुक्त भएपछि हेटौंडा प्रदेश कार्यालय, प्रधानमन्त्रीको कार्यालय, रक्षा मन्त्रालय, युवा तथा खेलकुद मन्त्रालय, सामाजिक सुरक्षा र शिक्षा मन्त्रालयमा रहेर काम गरे । सचिव भएपछि उनले पूरा चार वर्ष आठ महिनाको कार्यकाल बिताएर शिक्षा मन्त्रालयबाट बैशाख १०, २०७७ मा सेवा निवृत्त भए । तर, उनै दाहालको पनि यतिबेला त्रुटिपूर्ण अभिलेख राखिएको छ । किताबखानाको अभिलेखअनुसार उनी २०७२ असोज २२ मा सेवा सचिव नियुक्त भएर असोज २८ मा सेवानिवृत्त भएका हुन् ।

अभिलेख व्यवस्थापनले कुनै पनि संस्थाको संस्थागत संस्मरण कायम गर्न, सामग्रीको संरक्षण गर्न, प्रमाणको वैज्ञानिक संरक्षण गर्न मद्दत मात्रै नगरेर भावी पुस्तालाई विगतबारे जानकारी पनि दिइरहेको हुन्छ । अझ कर्मचारीको हकमा निजामती किताबखानाले राख्ने विवरणले भावी कर्मचारीलाई जिम्मेवार र जवाफदेही बनाउन पनि सहयोग पुर्‍याउँछ ।

कर्मचारीको अभिलेख चुस्तदुरुस्त राख्न नसक्नु सम्बन्धित निकायको गम्भीर त्रुटि ठान्छन् पूर्वसचिव चन्द्र घिमिरे । सेवामा बहाल रहिरहेका कर्मचारीहरूको अभिलेखकै आधारमा उनीहरूलाई पुरस्कृत या दण्डसजायको निर्णय हुन्छ भने सेवानिवृत्तको हकमा कुनै नयाँ नियुक्ति दिलाउनु परेमा सरकारले तिनै अभिलेखलाई केलाउने जमर्को गर्छ । यस्तो अवस्थामा अभिलेख नै गलत भएपछि स्वतः गलत निर्णय गर्र्नमा सघाउ पुग्ने घिमिरे बताउँछन् । गलत तथ्यांकको अभिलेख राख्दा भविष्यमा कसैले अध्ययन अनुसन्धान गर्नुपरेमा त्यसको जग नै कमजोर हुने घिमिरेको भनाइ छ ।

‘कुनै पनि संस्थाको अभिलेख सही ढंगमा राख्नु त्यो निकायको महत्त्वपूर्ण कर्तव्य हो,’ उनले भने, ‘जिम्मेवार निकायले यो त्रुटिलाई समयमै सच्याउनुपर्छ । भावी पुस्तालाई गलत सूचनाबाट दिशानिर्देश हुनबाट जोगाउनुपर्छ ।’

यता, किताबखानाका सूचना अधिकारी प्रकाशजंग कार्कीले प्राविधिक समस्याका कारण विवरण गलत पर्न गएको बताए । संस्थाले प्रयोग गर्दै आएको सफ्टवयर परिवर्तन गर्दा यस्तो त्रुटि हुन गएको उनको दाबी छ ।

‘हामीले एउटा सफ्टवयरमा काम गरिरहेका थियौं । अहिले परिवर्तन हुँदा यस्तो भएको हो,’ उनले भने, ‘काम गर्ने क्रममा कहिलेकाहीँ यस्तो त्रुटि हुन्छ । प्राविधिक साथीहरूलाई अहिले हामीले यसबारे जानकारी गराइसकेका छौं । यो छिट्टै सच्याइनेछ ।’