प्रविधिको दुनियाँमा मानिसले गर्ने भौतिक काम डिजिटल प्रणालीबाट हुन थालेका छन् । यसले समय, लागत र झन्झट कम गराउँदै लगेको छ भने सेवाको प्रभावकारिता बढाउँदै लगेको छ । तर, नेपालमा सरकारी कार्यालयमा भने प्रविधिको उपयोग धिमा छ । ‘हाइटेक’ युगमा अझै पनि अधिकांश कार्यालय र तिनका सेवा ‘म्यानुअल’ नै छन् । सेवाप्रतिको नागरिक गुनासो र अनियमित गतिविधि बढ्नुमा सरकारी सेवा प्रवाह परम्परागत र ‘म्यानुअल’ हुनु पनि हो ।

पछिल्लो समय सार्वजनिक सेवाको डिजिटाइजेसनमा केही देखिने खालका काम भने भएका छन् । कार्यालय पनि ‘डिजिटाइज्ड’ हुने क्रम बढ्दै गएको छ । यसले समय, लागत र झन्झट मात्र कम गरेको छैन, सेवाको गुणस्तर पनि बढाउँदै लगेको छ । सञ्चार तथा सूचना प्रविधि मन्त्रालयअन्तर्गतको सूचना प्रविधि विभागले सरकारी कार्यालयहरूलाई ‘डिजिटाइज्ड’ गराउँदै लगेको छ । विभागले एकीकृत कार्यालय व्यवस्थापन प्रणाली (जिआइओएमएस) विकास गरेर सरकारी निकायहरूको एकै प्रकृतिका कामलाई एकीकृत रूपमा एउटै प्रणालीमा आबद्ध गराउँदै लगेको छ ।

विभागका महानिर्देशक प्रेमशरण श्रेष्ठका अनुसार हाल विभिन्न २६ निकायले यो प्रणाली प्रयोग गरिरहेका छन् । त्यसमा प्रमुख निकायमा विभागसहित सञ्चार तथा सूचना प्रविधि मन्त्रालय, हुलाक सेवा विभाग, सूचना तथा प्रसारण विभाग, रक्षा मन्त्रालय, भौतिक पूर्वाधार तथा यातायात मन्त्रालय, उद्योग वाणिज्य तथा आपूर्ति मन्त्रालय, सडक विभाग, मुद्रण विभाग र सहरी विकास मन्त्रालय छन् ।

विभागका अनुसार अन्य ५३ वटा निकाय पनि यो प्रणालीमा आबद्ध भइसकेका छन् । ती निकायलाई एडमिन युजर दिइएको महानिर्देशक श्रेष्ठले बताए । एडमिन युजर पाएपछि प्रणालीमा आबद्ध भएर चलाउन सकिन्छ । यसैलाई विभागले आबद्ध भएको मान्छ । चालू आर्थिक वर्षमा विभागले २० वटा निकायलाई प्रणालीमा आबद्ध गराउने योजना बनाएकामा हालसम्म लक्ष्यभन्दा बढी अर्थात् २६ वटा निकायले प्रणाली चलाउन थालिसकेका छन् । ५५ वटा निकायलाई प्रणाली सञ्चालनका लागि तालिमसमेत दिइएको विभागका महानिर्देशक श्रेष्ठले बताए । कुनै पनि निकायबाट माग आए तालिम र एडमिन युजर उपलब्ध गराउन सकिने उनले बताए ।

प्रणालीमार्फत विद्युतीय हाजिरी, दर्ता, चलानी, टिप्पणी, बिदा, काज, सम्झौतालगायतका काम गर्न सकिने महानिर्देशक श्रेष्ठले बताए । यी काम पूर्ण रूपमा डिजिटल हुन्छ । विभागको तथ्यांकअनुसार जिआइओएमएसमार्फत हालसम्म भएको दर्ता संख्या दुई हजार पाँच सय ७४ छ । त्यस्तै, प्रणालीबाटै नौ हजार आठ सय ६६ चलानी, दुई हजार एक सय ५७ टिप्पणी, चार हजार आठ सय २० बिदा र दुई हजार ६ सय ११ काजका काम भएका छन् ।

आफ्नो कार्यालयमा को कर्मचारी उपस्थित छ, आए–गएको समय, अनुपस्थितको हकमा अनुपस्थित भएको, बिदा बसेको दिन, बाँकी बिदालगायतका विवरण कार्यालय प्रमुखले प्रणालीबाट सीधै हेर्न मिल्छ । कार्यालय प्रमुखले बिदा, काज पनि प्रणालीबाट सीधै गर्न सक्छन् ।

डिजिटल हस्ताक्षरमार्फत फाइल स्वीकृत गर्न मिल्छ । चलानी र टिप्पणीमा डिजिटल हस्ताक्षर गरी अघि बढाउन सकिने व्यवस्था प्रणालीमा छ । प्रणालीमा प्रविष्ट गरेपछि दर्ता र चलानी नम्बर ‘अटो जेनेरेट’ हुन्छ । यसबाट एकैपटक धेरै निकायलाई सामूहिक चलानी गर्न सकिने विभागले जनाएको छ । प्राप्त पत्रहरूलाई शाखा, महाशाखाका कुनै पनि कर्मचारी वा एकभन्दा बढी शाखा वा व्यक्तिलाई ‘फरवार्ड’ गर्न मिल्छ । विभागले दोस्रो चरणअन्तर्गत प्रणालीमा कार्यसम्पादन मूल्यांकन, सम्पत्ति विवरण, प्रगति प्रतिवेदन, बैठक व्यवस्थापनलगायत पनि थप गर्ने तयारी गरेको छ ।

सरकारी निकायका एकै प्रकृतिका कामलाई एकीकृत रूपमा एउटै प्रणालीबाट गर्न सकिने गरी सरकारले डेढ वर्षअघि मन्त्रिपरिषद्बाट निर्णय गरेर एकीकृत कार्यालय व्यवस्थापन प्रणाली निर्देशिका, २०७८ लागू गरेको थियो । निर्देशिका लागू भएपछि प्रणाली सञ्चालन गरिएको थियो । ‘डिजिटल नेपाल फ्रेमवर्क’ कार्यक्रमले लक्षित गरेमध्येको कागजरहित सेवाप्रवाहको यो एउटा पहल भएको विभागका महानिर्देशक श्रेष्ठले बताए । आजको नयाँ पत्रिका दैनिकमा खबर छ ।